La disrupción es la nueva normalidad, y en el Tecnológico de Monterrey, cada mañana, nos despertamos con la responsabilidad de transformar nuestro entorno. Nuestros procesos están centrados en las personas, asegurando experiencias extraordinarias junto con nuestro talento y el nuevo Modelo Educativo Tec21. ¡Aquí encontrarás tu propósito! aprovecharás oportunidades innovadoras, formando parte de una cultura colaborativa basada en la inclusión, la meritocracia y el respeto. 

¿Te consideras una persona con mucha pasión por nuevos retos, inquietud por aportar ideas innovadoras y sobre todo comprometido a transformar México a través de la educación?  

¡Esta oportunidad es para ti!  

1. ¿Qué harás?  

Siendo Asistente Decanatura Nacional EAAD el reto principal es Apoyar día con día en todas las actividades propias de una oficina y dar seguimiento y respuesta inmediata. Proporcionar soporte administrativo y de gestión a individuos o equipos dentro de una organización. La responsabilidad clave es facilitar las operaciones diarias mediante la gestión de tareas, la organización de información y la mejora de la eficiencia en los procesos. 

2. ¿Cómo lo harás? 

Tus principales retos serán: 

• Administrar las agendas de ambos líderes de manera muy efectiva, coordinar eficientemente sus tiempos y dar seguimiento al cumplimiento de las mismas. 

• Revisar continuamente el correo electrónico y dar respuesta inmediata a comunicados recibidos, invitaciones a eventos dentro y fuera del País, invitaciones a impartir Conferencias, etc. (en español e inglés). 

• Apoyar y organizar la logística en todas las pláticas y eventos donde involucren a los líderes, planeación, Offsite, calibración, sesiones mensuales, citas periódicas, etc. (siempre al pendiente de que esté todo como ellos lo solicitan y contactar al responsable del evento, solicitar info relevante, etc). 

• Simplificar la información recibida, correspondencia y canalizarla con las distintas áreas según sea el caso. 

• Comunicación eficaz con otras áreas y con personas externas 

• Organización de los viajes de los líderes (compra de vuelos, reservaciones de hotel, traslados (choferes) y estar siempre al pendiente de monitorear sus vuelos de salida y hasta su regreso). 

• Mantener siempre actualizada la herramienta CONCUR (Comprobaciones de gastos 

• Enviar y recibir correspondencia nacional e internacional- (documentos por DHL, Estafeta, envíos a campus) 

• Brindar apoyo a directores de mis líderes que lo solicitan (boletos de avión para ellos o para sus invitados, solicitudes de comidas, o coffee break para sus juntas, reservación de salas, etc). 

• Tramitar pagos a proveedores (facturas) a través de Cesta de Compra. 

• Apoyar en la creación del Calendario anual de la VPA y “vaciar” anualmente a la agenda de ambos líderes el Calendario que envía Presidencia. 

• Solicitud y seguimiento puntual en las fechas de Comités y Consejos que se llevan a cabo durante el año y mantener una excelente comunicación y relación con las asistentes de los Consejeros.  

• Mantener línea de comunicación efectiva sobre reuniones y cambios de fechas con las asistentes de Rectores y de Vicepresidentes para estar siempre bien alineadas. 

• Planeación de reuniones quincenales, mensuales, bimestrales y programación de Revisión de Objetivos, seguimiento y cierre de los mismos. Asimismo, recabar con los equipos copia de los objetivos correspondientes a cada período y darles seguimiento para mantener actualizada una carpeta física y otra electrónica (de mis dos líderes). 

• Llevar archivo físico y electrónico (según se requiera). 

• Recibir, atender y en su caso canalizar las llamadas. 

• Redacción de cartas de agradecimientos, condolencias, y dar respuesta a correspondencia recibida. 

• Manejar la información confidencial con mucha discreción y profesionalismo 

• Coordinación de agenda con la Rectoría del Tecnológico para visitas de mis líderes a distintos Campus, asistencia a Graduaciones, y eventos varios. 

• Contar con buena ortografía, redacción, formalidad, buena presencia, etc. 

• Solución a Problemas (facilidad para encontrar alternativas). 

• Trámites administrativos diversos. 

3. ¿Qué buscamos?  

Si tienes Carrera profesional, has tenido la experiencia en manejo de herramientas/software computacionales, orientación al servicio, apoyo administrativo y excelente capacidad de organización. Responsable y que garantice el buen funcionamiento de la oficina, habilidad de gestionar los canales de comunicación, trabajo bajo presión y resolución de manera eficiente y entre tus habilidades se encuentran inglés (deseable) y actitud para el aprendizaje continuo. ¡Te estamos buscando, postúlate ya!

Esquema de trabajo: Presencial 

Contacto: Beatriz Lara